Comment tirer le meilleur parti d’une conférence scientifique ?

 

 La participation à des conférences scientifiques est un outil indispensable dans la carrière d’un jeune chercheur.

 

Je me souviens de la première grande conférence à laquelle j’ai assisté (Société américaine de biologie cellulaire) et où j’avais été complètement submergée ; je suivais alors mes études de troisième cycle (il y a de cela très longtemps). Je déambulais dans les conférences annuelles (à l’époque tout était sur papier, les applications n’existaient pas, et ces documents volumineux et lourds prenaient une place insensée dans vos bagages). J’avais sélectionné au moins 100 posters que je voulais voir et un exposé dans chaque session très vaguement en rapport avec mon travail. Et bien entendu, je n’entendais pas manquer une seule présentation. J’étais férocement déterminée à tout apprendre.

Au bout d’une journée et demie, j’étais épuisée au point de ne même pas arpenter l’exposition à la recherche de cadeaux.

Dans mon travail actuel, je passe du temps à suivre les hashtags des conférences scientifiques et je remarque de temps en temps le tweet plaintif d’un participant noyé dans un océan de présentations de posters et de plateformes qui se demande par où commencer et où s’arrêter.

J’ai donc demandé à nos scientifiques de Promega de me donner leurs conseils permettant de tirer parti au maximum d’une conférence. Voici donc nos conseils de pros en matière de conférence :

Faites-vous un programme !

Pour tirer le meilleur parti d’une conférence, consacrez un peu de temps à la préparer en amont.

Prenez connaissance du programme et du déroulement de la conférence et établissez une liste des interventions, ateliers et présentations de posters auxquels vous voulez assister. Si votre liste est trop longue, attribuez-leur un degré d’importance tel que « dois voir », « voudrais vraiment voir » et « verrai si j’ai du temps ».

L’un de nos scientifiques aguerris décrit la planification d’une conférence en la comparant à un repas :

« En général, je construis, avant la rencontre, un programme avec des conférences plénières, exposés satellites et sessions de posters d’intérêt auxquels je dois participer. J’y ajoute quelques exposés accessibles sur des sujets que je souhaite approfondir pour mon enrichissement personnel.  Je fais cette planification comme au restaurant lorsque je regarde une carte : une salade, un plat principal suivi d’un dessert. »  Andrew Niles

De nombreuses grandes conférences disposent d’une application qui vous permet d’établir votre propre programme - utilisez cette application lorsqu’elle est disponible. Par exemple celle des ‘Assises de Génétique Humaine et Médical ».

Les applications sont utiles parce qu’elles comportent souvent un plan du centre des congrès pour vous aider à vous piloter et les interventions dans les sessions simultanées sont facilement accessibles.  Familiarisez-vous avec le plan du centre des congrès de manière à savoir où vous vous rendez. Fixez-vous un objectif par rapport à ce que vous voulez retirer de la rencontre et faites en sorte qu’il soit raisonnable.

Plusieurs scientifiques ont souligné qu’il est facile d’être complètement submergé dans ces rencontres. Thomas Kirkland, PhD, Directeur de ATG Chemistry Research, explique qu’il essaie de se rappeler à lui-même qu’il n’a pas besoin de tout apprendre.

               « Si je rapporte d’un congrès quelque chose d’exploitable (quelque chose qui me donne une nouvelle orientation pour des travaux de recherche ou modifie l’orientation actuelle de mes travaux), alors j’estime que cette conférence a été fructueuse. » Thomas Kirkland

Plusieurs scientifiques notent qu’il y a quelques exposés pour lesquels on est extrêmement intéressés. Vous pouvez prendre beaucoup de notes pour ces exposés, mais pour les autres, limitez-vous plutôt à retenir un message.

Prévoyez quelques temps morts dans votre planning. Vous pouvez utiliser ce temps-là pour repenser au remarquable exposé que vous venez d’entendre et vous ne savez jamais qui vous pourriez rencontrer dans le hall du centre.

Prévoyez du temps pour le réseautage

Beaucoup de nos scientifiques ont souligné que l’un des grands avantages des conférences vient des interactions – des échanges avec des personnes que vous ne pouvez pas rencontrer en dehors de l’évènement. Le réseautage est un élément clé, pas seulement pour votre carrière, mais pour apprendre de nouvelles technologies et techniques expérimentales ou échanger des idées sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas avec vos pairs.

Une fois encore, il est essentiel de planifier

Sachez avec qui vous voulez discuter à l’occasion d’une conférence. Plusieurs scientifiques ont indiqué qu’ils savent à l’avance qui, de leur réseau, va assister à une conférence. Ils échangent avant le congrès par email pour programmer ensemble une rencontre : un café ou un déjeuner ou encore un rendez-vous près d’un poster.

Plusieurs scientifiques saisissent même des opportunités de rencontres et d’échanges dans le hall d’un hôtel / congrès ou autour d’une table de petit déjeuner pour engager spontanément une conversation.

« Si vous voyez quelqu’un avec qui vous souhaiteriez vous entretenir mais vous ne savez pas comment entrer en matière, présentez-vous et demandez simplement :

’Comment se passe le congrès ?  Avez-vous participé / assisté à des conférences particulièrement intéressantes ? ‘’» Steven Edenson

Ne manquez pas les occasions de rencontrer des personnes. Si vous prenez une navette pour le transport de l’hôtel à la conférence, parlez à la personne à côté de vous pendant le trajet.

Même si le monde s’est modernisé et qu’on peut partager ses coordonnées téléphoniques et son pseudo sur LinkedIn / Twitter, utilisez en plus vos cartes de visite professionnelles. Elles sont peu onéreuses, informatives, faciles à transporter et à échanger. De la même manière lorsque vous recevez une carte de visite, recherchez ce nouveau contact sur LinkedIn et invitez cette personne dans votre réseau.

Quelques astuces pour se sentir bien lors du congrès

Les voyages en avion déshydratent. Le rythme est soutenu lors d’une conférence. La nourriture proposée sur les lieux de conférence est onéreuse. Alors ménagez votre budget et votre santé en faisant un saut rapide dans une épicerie ou une supérette alentour pour acheter un encas (fruits secs, noix) et de l’eau (ou mieux encore apportez de chez vous une bouteille d’eau et de quoi grignoter). Si vous en êtes pourvu à la conférence, vous pourrez éviter les files d’attente sur place pour manger (et la nourriture) et profiter des rencontres impromptues dans le hall.             

Portez des chaussures confortables. Vous allez beaucoup marcher. Probablement avec un sac à dos à l’épaule. Faites une pause pour reposer vos pieds.

Vous vous souvenez du plan du centre des congrès ? Assurez-vous de savoir où sont aussi les toilettes.

Faites des pauses. Reposez-vous. Prenez un café. Mangez et dormez suffisamment.

Vous voyagez pour vous rendre à une conférence et nombreuses sont celles qui ont lieu dans des villes et des lieux extraordinaires. Prévoyez du temps libre, pas uniquement pour digérer le contenu de la conférence mais aussi pour découvrir la ville dans laquelle elle se tient. Si dans le cadre de la conférence une sortie est prévue pour aller écouter de la musique locale ou gouter de la cuisine typique du lieu, allez-y. Si dans ce même cadre, des visites de terrain sur des sites locaux sont proposées, faites-en une.

Partager des activités de loisir avec d’autres participants lors d’une conférence est aussi un excellent moyen de renforcer le réseau que vous êtes en train de créer.

Lorsque vous êtes à la conférence, faites en sorte de ne pas voir uniquement votre chambre d’hôtel et le centre où elle se déroule. Comme le disait l’un de nos scientifiques « Si vous divertissez, surtout avec d’autres participants, vous apprenez et retenez souvent plus que si vous êtes strictement axé sur le fait d’acquérir des connaissances ».

•Ne sous-estimez pas l’intérêt des sessions posters. C’est là que vous pouvez réellement discuter avec le scientifique qui a effectué le travail.

•Gardez un œil sur le hashtag twitter de la conférence. Vous pourrez récupérer une info sur un exposé intéressant, un évènement d’un exposant dont il n’a pas été fait de publicité ou la sortie impromptue d’un groupe.

•Sélectionnez au moins un exposant dont vous n’avez jamais entendu parler et demandez-lui de vous expliquer son produit/son activité/ses recherches. C’est un excellent moyen d’apprendre quelque chose de nouveau.

•N’ayez pas peur de poser des questions.

•S’il existe une session d’orientation destinée aux « novices », allez-y.

•Intégrez des petits groupes, par exemple des tables rondes autour d’un petit déjeuner, qui favorisent la socialisation et l’échange d’idées.

=> Développer votre réseau ! C’est le moment ! Poursuivez après vos échanges via LinkedIn par exemple !

 

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